Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Dat hangt af van uw relatie met ons:

• Klanten (organisatoren van evenementen, professionele accounts) en bezoekers van onze websites: BEPHOTO SRL is de verwerkingsverantwoordelijke voor uw gegevens.
• Gasten die op een evenement worden gefotografeerd: de organisator die de Bebooth huurt of gebruikt, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de foto's, video's, audioberichten en contactgegevens die op zijn evenement worden verzameld. BEPHOTO SRL verwerkt ze in zijn naam, als verwerker (artikel 28 AVG), volgens zijn instructies en onze algemene voorwaarden.

Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienst:

• Klanten: identificatie- en contactgegevens (naam, bedrijf, btw-nummer, adres, e-mail, telefoon), inloggegevens van het account, reservaties en bestellingen, facturen en betalingsgegevens, en onze uitwisselingen. Kaartbetalingen worden verwerkt door onze betaalproviders: we bewaren nooit uw kaartnummer.
• Gasten van een evenement: foto's, video's, GIF's en audioberichten gemaakt met de Bebooth, de beelden die AI-thema's daarvan maken, en het e-mailadres of telefoonnummer dat u invult om uw foto's te ontvangen.
• Blaastestspel (alleen als de organisator het activeert): het resultaat verschijnt op het scherm en kan op de souvenirfoto staan. Het wordt niet afzonderlijk opgeslagen en wordt nooit gebruikt om u te identificeren.
• Bebooth-toestellen: technische gegevens van de iPad (toestel-ID's, appversie, serienummer van beheerde toestellen, status van batterij en printer, naam van het gebruikte wifinetwerk, notificatietoken), gebruikt om de toestellen te laten werken en te ondersteunen.
• Bezoekers van de websites: de gegevens die u ons via onze formulieren stuurt, en de cookies die hieronder worden beschreven.

Camera, augmented reality en gezichtstracking

De Bebooth-app gebruikt de camera van de iPad om foto's en video's te maken. Voor augmented-reality-effecten kan ze de TrueDepth-API van Apple gebruiken om de positie van hoofd en gezicht te volgen. Die informatie blijft op het toestel, wordt niet opgeslagen en verlaat de iPad nooit. We gebruiken geen gezichtsherkenning en identificeren de gefotografeerde personen nooit.

Waarom gebruiken wij uw gegevens en op welke rechtsgrond?

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:

• De photoboothdienst leveren (opnames, AI-thema's, afdrukken, galerijen, delen via e-mail, WhatsApp of QR-code): uitvoering van de overeenkomst met de organisator (artikel 6.1.b AVG); voor gasten, op instructie van de organisator.
• Klantaccounts, reservaties, levering, facturatie en ondersteuning beheren: uitvoering van een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).
• Uw beschikbaarheidsaanvragen beantwoorden en u één herinnering sturen als u uw reservatie niet afrondt: precontractuele maatregelen op uw verzoek (artikel 6.1.b AVG).
• Onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen nakomen: wettelijke verplichting (artikel 6.1.c AVG).
• Beveiliging, fraudepreventie, diagnose en verbetering van onze diensten: ons gerechtvaardigd belang om betrouwbare en veilige diensten te leveren (artikel 6.1.f AVG).
• Cookies voor bezoekersmeting en marketing: uw toestemming (artikel 6.1.a AVG), die u op elk moment kunt intrekken.

Artificiële intelligentie

Sommige thema's bewerken de foto's van gasten met artificiële intelligentie. De meeste van die beelden worden gegenereerd op onze eigen servers in België. Voor bepaalde thema's wordt de foto naar Google (Gemini) of Black Forest Labs (FLUX) gestuurd, die het beeld in onze naam genereren als verwerkers. AI-beelden worden even lang bewaard als de andere foto's van het evenement. Er wordt geen beslissing met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen automatisch over u genomen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig:

• Foto's, video's, audioberichten en AI-beelden van het evenement en de contactgegevens ingevuld om ze te ontvangen: verwijderd 30 dagen na het evenement, tenzij de organisator een andere termijn kiest.
• Klantgegevens (account, reservaties, bestellingen, facturen): 7 jaar na het einde van onze zakelijke relatie, om aan onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen te voldoen.
• Beschikbaarheidsaanvragen (datum van het evenement, e-mail, telefoon): verwijderd 6 maanden na de aanvraag.
• Cookies: zie de termijnen in de tabel hieronder.

Met wie delen wij uw gegevens?

We verkopen uw gegevens nooit en sturen geen marketingmails. We geven elke ontvanger alleen de gegevens die hij nodig heeft, en enkel aan verwerkers die met ons verbonden zijn door een overeenkomst conform artikel 28 AVG:

• Hosting: onze eigen servers in België en OVHcloud (Europese Unie).
• Brevo (Frankrijk): verzending van e-mails (foto's, reservaties, facturen).
• Twilio (Verenigde Staten): verzending van foto's via WhatsApp.
• Google Firebase (Verenigde Staten): meldingen naar de toestellen.
• Google (Gemini) en Black Forest Labs: generatie van beelden voor bepaalde AI-thema's.
• Dropbox (Verenigde Staten): back-up van de foto's van een evenement, alleen als de organisator het activeert.
• Stripe, Apple en RevenueCat: betalingen en in-app-aankopen.
• bpost: levering en terugzending van de toestellen en van afgedrukte bestellingen.
• Onze boekhouders en juridische adviseurs, en overheidsinstanties wanneer de wet dat vereist.

Doorgiften buiten de Europese Unie

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten of kunnen de gegevens van daaruit raadplegen. Die doorgiften vallen onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) of onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46 AVG). U kunt meer informatie krijgen door contact met ons op te nemen.

Informatiebeveiliging

We nemen technische en organisatorische maatregelen (versleutelde verbindingen, firewalls, beperkte en gecontroleerde toegang, back-ups) om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies en vernietiging. Onze verwerkers zijn aan dezelfde verplichtingen gebonden.

Uw rechten

U hebt de volgende rechten op uw gegevens:

• Inzage: weten of we uw gegevens verwerken en er een kopie van krijgen.
• Rectificatie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Wissing, bijvoorbeeld van uw foto's vóór het einde van de bewaartermijn.
• Beperking van de verwerking.
• Bezwaar tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang.
• Overdraagbaarheid van de gegevens die u ons hebt verstrekt.
• Intrekking van uw toestemming op elk moment, zonder gevolgen voor eerdere verwerkingen.

Hoe uw rechten uitoefenen

Schrijf naar rgpd@bephoto.be of naar BEPHOTO SRL, Rue Mathy 12, 1380 Plancenoit, België. Bij redelijke twijfel kunnen we een identiteitsbewijs vragen. We antwoorden binnen een maand; die termijn kan met twee maanden worden verlengd voor complexe verzoeken, in welk geval we u dat laten weten. Verzoeken zijn gratis, tenzij ze kennelijk ongegrond of buitensporig zijn. Als gast kunt u zich ook tot de organisator van het evenement wenden; we bezorgen hem de verzoeken die we ontvangen en helpen hem te antwoorden.

Minderjarigen

Onze diensten zijn bestemd voor organisatoren van evenementen. Minderjarigen kunnen op een evenement worden gefotografeerd onder de verantwoordelijkheid van de organisator en van hun ouders of voogden. Een ouder of voogd kan ons op elk moment vragen de foto's van zijn kind te verwijderen via rgpd@bephoto.be.

Klachten

Als u vindt dat uw gegevens niet conform de AVG worden verwerkt, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. We stellen het op prijs als u ons eerst de kans geeft om te antwoorden via rgpd@bephoto.be.

Wijzigingen van dit beleid

We kunnen dit beleid bijwerken om wijzigingen in onze diensten of in de wet te weerspiegelen. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan deze pagina.

Cookies

We gebruiken drie categorieën cookies. Noodzakelijke cookies zijn altijd actief. Cookies voor bezoekersmeting en marketing worden alleen met uw toestemming geplaatst.

Noodzakelijk

Nodig om de site te laten werken: beveiliging van formulieren, taal, het onthouden van deze keuze.

Bezoekersmeting

Google Analytics: aantal bezoeken en bekeken pagina's, om de site te verbeteren.

Marketing

Google Ads en Meta (Facebook, Instagram): meten en personaliseren van onze advertenties.

Uw keuze wordt 6 maanden bewaard, daarna vragen we het opnieuw. U kunt ze op elk moment wijzigen met de knop hieronder of met de link "Cookie-instellingen" onderaan elke pagina. Als u uw toestemming intrekt, worden de betrokken cookies verwijderd.

Mijn cookies beheren

Contact

Voor vragen over uw gegevens: rgpd@bephoto.be. BEPHOTO SRL, Rue Mathy 12, 1380 Plancenoit, België.