Politique de confidentialité

Qui est responsable de vos données ?

Cela dépend de votre relation avec nous :

• Clients (organisateurs d'événements, comptes professionnels) et visiteurs de nos sites : BEPHOTO SRL est responsable du traitement de vos données.
• Invités photographiés lors d'un événement : l'organisateur qui loue ou utilise la Bebooth est responsable du traitement des photos, vidéos, messages audio et coordonnées collectés lors de son événement. BEPHOTO SRL les traite pour son compte, en tant que sous-traitant (article 28 du RGPD), selon ses instructions et nos conditions générales.

Quelles données traitons-nous ?

Selon le service :

• Clients : données d'identification et de contact (nom, société, numéro de TVA, adresse, e-mail, téléphone), données de connexion au compte, réservations et commandes, factures et informations de paiement, ainsi que nos échanges. Les paiements par carte sont traités par nos prestataires de paiement : nous ne conservons jamais votre numéro de carte.
• Invités d'un événement : photos, vidéos, GIF et messages audio réalisés avec la Bebooth, images générées à partir de celles-ci par les thèmes IA, et l'adresse e-mail ou le numéro de téléphone saisis pour recevoir vos photos.
• Jeu de l'alcootest (uniquement si l'organisateur l'active) : le résultat s'affiche à l'écran et peut figurer sur la photo souvenir. Il n'est pas enregistré séparément et ne sert jamais à vous identifier.
• Appareils Bebooth : données techniques de l'iPad (identifiants de l'appareil, version de l'application, numéro de série des appareils gérés, état de la batterie et de l'imprimante, nom du réseau Wi-Fi utilisé, jeton de notification), utilisées pour faire fonctionner et assister les bornes.
• Visiteurs des sites : les données que vous nous envoyez via nos formulaires, et les cookies décrits ci-dessous.

Caméra, réalité augmentée et suivi du visage

L'application Bebooth utilise la caméra de l'iPad pour prendre des photos et des vidéos. Pour les effets de réalité augmentée, elle peut utiliser l'API TrueDepth d'Apple afin de suivre la position de la tête et du visage. Ces informations restent sur l'appareil, ne sont pas enregistrées et ne quittent jamais l'iPad. Nous n'utilisons pas de reconnaissance faciale et n'identifions jamais les personnes photographiées.

Pourquoi utilisons-nous vos données et sur quelle base légale ?

Nous traitons des données personnelles uniquement pour les finalités suivantes :

• Fournir le service de photobooth (prise de vue, thèmes IA, impression, galeries, partage par e-mail, WhatsApp ou QR code) : exécution du contrat avec l'organisateur (article 6.1.b du RGPD) ; pour les invités, sur instruction de l'organisateur.
• Gérer les comptes clients, les réservations, la livraison, la facturation et le support : exécution d'un contrat (article 6.1.b du RGPD).
• Répondre à vos demandes de disponibilité et vous envoyer un seul rappel si vous ne finalisez pas votre réservation : mesures précontractuelles prises à votre demande (article 6.1.b du RGPD).
• Respecter nos obligations comptables et fiscales : obligation légale (article 6.1.c du RGPD).
• Sécurité, prévention de la fraude, diagnostic et amélioration de nos services : notre intérêt légitime à fournir des services fiables et sûrs (article 6.1.f du RGPD).
• Cookies de mesure d'audience et de marketing : votre consentement (article 6.1.a du RGPD), que vous pouvez retirer à tout moment.

Intelligence artificielle

Certains thèmes transforment les photos des invités grâce à l'intelligence artificielle. La plupart de ces images sont générées sur nos propres serveurs en Belgique. Pour certains thèmes, la photo est envoyée à Google (Gemini) ou à Black Forest Labs (FLUX), qui génèrent l'image pour notre compte en tant que sous-traitants. Les images générées par IA sont conservées aussi longtemps que les autres photos de l'événement. Aucune décision produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs n'est prise automatiquement à votre égard.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons les données que le temps nécessaire :

• Photos, vidéos, messages audio, images générées par IA de l'événement et coordonnées saisies pour les recevoir : supprimés 30 jours après l'événement, sauf si l'organisateur choisit une autre durée.
• Données clients (compte, réservations, commandes, factures) : 7 ans après la fin de notre relation commerciale, pour respecter nos obligations comptables et fiscales.
• Demandes de disponibilité (date de l'événement, e-mail, téléphone) : supprimées 6 mois après la demande.
• Cookies : voir les durées dans le tableau ci-dessous.

Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne vendons jamais vos données et n'envoyons aucun e-mail marketing. Nous ne transmettons que les données nécessaires à chaque destinataire, à des sous-traitants liés par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD :

• Hébergement : nos propres serveurs en Belgique et OVHcloud (Union européenne).
• Brevo (France) : envoi des e-mails (photos, réservations, factures).
• Twilio (États-Unis) : envoi des photos par WhatsApp.
• Google Firebase (États-Unis) : notifications envoyées aux bornes.
• Google (Gemini) et Black Forest Labs : génération d'images pour certains thèmes IA.
• Dropbox (États-Unis) : sauvegarde des photos d'un événement, uniquement si l'organisateur l'active.
• Stripe, Apple et RevenueCat : paiements et achats intégrés.
• bpost : livraison et retour des bornes et des commandes imprimées.
• Nos comptables et conseillers juridiques, et les autorités publiques lorsque la loi l'exige.

Transferts hors de l'Union européenne

Certains de ces prestataires sont établis aux États-Unis ou peuvent y accéder aux données. Ces transferts sont encadrés par le cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework) ou par les clauses contractuelles types de la Commission européenne (article 46 du RGPD). Vous pouvez obtenir plus d'informations en nous contactant.

Sécurité des informations

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles (connexions chiffrées, pare-feux, accès restreints et contrôlés, sauvegardes) pour protéger vos données contre les accès non autorisés, la perte et la destruction. Nos sous-traitants sont tenus aux mêmes obligations.

Vos droits

Vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Accès : savoir si nous traitons vos données et en obtenir une copie.
• Rectification des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement, par exemple de vos photos avant la fin de la durée de conservation.
• Limitation du traitement.
• Opposition au traitement fondé sur notre intérêt légitime.
• Portabilité des données que vous nous avez fournies.
• Retrait de votre consentement à tout moment, sans effet sur les traitements antérieurs.

Comment exercer vos droits

Écrivez à rgpd@bephoto.be ou à BEPHOTO SRL, Rue Mathy 12, 1380 Plancenoit, Belgique. Nous pouvons demander une preuve d'identité en cas de doute raisonnable. Nous répondons dans un délai d'un mois ; ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, auquel cas nous vous en informons. Les demandes sont gratuites, sauf si elles sont manifestement infondées ou excessives. En tant qu'invité, vous pouvez aussi vous adresser à l'organisateur de l'événement ; nous lui transmettons les demandes que nous recevons et l'aidons à y répondre.

Mineurs

Nos services s'adressent aux organisateurs d'événements. Des mineurs peuvent être photographiés lors d'un événement sous la responsabilité de l'organisateur et de leurs parents ou tuteurs. Un parent ou tuteur peut à tout moment nous demander de supprimer les photos de son enfant à rgpd@bephoto.be.

Réclamations

Si vous estimez que vos données ne sont pas traitées conformément au RGPD, vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, https://www.autoriteprotectiondonnees.be. Nous vous remercions de nous laisser d'abord l'occasion d'y répondre à rgpd@bephoto.be.

Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter l'évolution de nos services ou de la loi. La date de la dernière mise à jour figure en haut de cette page.

Cookies

Nous utilisons trois catégories de cookies. Les cookies nécessaires sont toujours actifs. Les cookies de mesure d'audience et de marketing ne sont déposés qu'avec votre accord.

Nécessaires

Indispensables au fonctionnement du site : sécurité des formulaires, langue, mémorisation de ce choix.

Mesure d'audience

Google Analytics : nombre de visites et pages consultées, pour améliorer le site.

Marketing

Google Ads et Meta (Facebook, Instagram) : mesure et personnalisation de nos publicités.

Votre choix est conservé 6 mois, puis nous vous le redemandons. Vous pouvez le modifier à tout moment avec le bouton ci-dessous ou avec le lien « Paramètres des cookies » en bas de chaque page. Si vous retirez votre accord, les cookies concernés sont supprimés.

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Contact

Pour toute question sur vos données : rgpd@bephoto.be. BEPHOTO SRL, Rue Mathy 12, 1380 Plancenoit, Belgique.